浅谈如何完善地勘单位内部会计控制

内部控制理论和制度在国际上已出现了两个多世纪，经历了内部牵制、内部控制制度、内部控制结构和内部控制整体框架等四个阶段和由简单到复杂，由局部到完整的漫长过程。内部会计控制是企业内部控制的最重要、最主要的组成部分，它在内部控制中处于核心地位，是实现会计管理职能的主要手段。也是企业激励、调动部门积极性，抑制、消化负面因素的重要杠杆。2000年实施的《会计法》对内部会计控制制度的内容做了明确规定。同时，财政部也颁发了《内部会计控制规范——基本规范》等法规文件，进一步明确了建立健全内部会计控制制度的具体规范。

      在建立健全内部会计控制制度之前，由于地勘单位的特殊性，有可能在地勘单位内部会计控制上存在着一些问题。因此，本文结合地勘单位的实际情况，对内部会计控制有可能存在的问题进行分析，并提出如何完善内部会计控制的几点对策和建议。

      一、内部会计控制概述

（一）内部控制与内部会计控制

我国在独立审计准则中将内部控制定义为：内部控制是指企业为了保证业务活动的有效进行，保证资料的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。内部控制由控制环境、会计系统和控制程序组成。

内部会计控制可以概括为：企业为了实现其经营目标，符合新《会计法》的要求，保证资产的安全、完整，保护会计信息的真实、可靠，加强经济、财务管理，提高经营活动效益而形成的一种内部会计自我协调、制约、检查、修正的控制系统。内部控制制度按其目的不同划分为内部管理控制和内部会计控制两大类。

（二）内部会计控制的基本目标及原则

1.内部会计控制的 基本目标 包括三个方面： ①保证会计资料真实、完整，这是职业的工作质量目标。②通过对会计工作过程、信息反映、资源变化的动态分析，及时发现漏洞、隐患，予以反映、监督、纠正，达到堵塞漏洞、消除隐患，纠正错误，保护单位财产安全完整。③依照法律、规范和企业规定进行会计工作，保证国家法规和企业制度的贯彻执行。

2.内部会计控制的 基本原则 主要有五条： ①法规性原则。内部会计控制应当符合国家有关法律法规和内部会计控制基本规范，以及单位的实际情况。 ②有效性原则。内部会计控制的制度、方法、措施和程序，应坚持按照控制环境的实际情况制定，并随着外部环境的变化、单位业务职能的调整和管理要求的提高，不断修订和完善，使其经济有效。 ③全面控制原则。内部会计控制应当涵盖单位内部涉及会计工作的各项经济业务及相关岗位，并应针对业务处理过程中的关键控制点，落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节。④相互制约原则。内部会计控制应当保证单位内部涉及会计工作的机构、岗位的合理设置及其职责权限的合理划分，坚持不相容职务相互分离，确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督。 ⑤内部会计控制应当遵循成本效益原则，以合理的控制成本达到最佳的控制效果。

（三）内部会计控制的基本方法

1. 会计组织机构控制 。包括组织机构的设置、分工的科学性、部门岗位责任制、人员素质的控制。在设置内部机构时，既要考虑工作的需要，也应兼顾内部会计控制的需要，使机构设置既精炼又合理。对企业内部组织结构和职责分工要有整体规划。

2. 不相容职务分离控制 。它要求合理设置相关工作岗位，明确职责权限，形成相互制衡机制。不相容职务分离要求一个人不能同时兼任可以隐匿自己所犯错误和不轨行为的职务，不相容的经济业务至少有两个或两个以上的个人或部门参加，从而可以在一定程度上防止违规违纪行为的发生。不相容职务分离包括：授权审批与业务经办分离、业务经办与审核监督分离、业务经办与财产保管分离、业务经办与会计记录分离、会计记录与财产保管分离等。如图1所示：

图1. 不相容职务分离控制图

3. 授权批准控制 。授权批准是指企业在处理经济业务时，必须经过授权批准以便进行控制。授权批准按其形式可以分为一般授权和特殊授权。所谓一般授权是指对办理常规业务时权利、条件和责任的规定，一般授权时效性较长；而特殊授权是对办理例外业务时权力、条件和责任的规定，一般时效性较短。

4. 实物保护控制 。实物保护控制就是对实物安全所采取的措施。主要包括：①限制接近。即严格限制无关人员对实物资产的直接接触，只有经过授权批准的人员才能够接触资产。限制接近的对象包括：限制接近现金、易变现资产、存货等。②记录保护。对企业各种文件资料（尤其是资产、会计等资料）妥善保管，避免受损、被盗或被毁。对某些重要资料应留有备份，以便在资料遭受意外损失或毁坏时重新恢复，这在当前电算化会计信息系统处理时尤为重要。③财产清查。即通过定期或不定期、全面或部分地对财产物资进行实地盘点和对库存现金、银行存款、债权债务进行清查核对的一种制度。

5. 会计记录控制 。是指针对经济业务进行会计记录过程中所采取的控制措施和方法。目的是保证会计资料的真实、可靠、完整和及时等。这一控制具体又包括：审核制度、定期核对制度、完善的凭证传递制度和签字盖章制度。

6. 风险控制 。即树立风险意识，针对各个风险控制点，建立有效的风险管理系统。通过风险识别、风险预警、风险评估、风险分析、风险报告等措施，对财务风险和经营风险进行全面防范和控制。

7. 内部报告控制 。即建立和完善内部报告制度，真实全面反映经济活动情况，及时提供业务活动中的重要信息，增强内部管理的时效性和针对性。

8. 电子信息技术控制 。即运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统，减少和消除人为操纵因素，确保内部会计控制的有效实施；同时，要加强对财务会计电子信息系统开发与维护、数据输入与输出，文件储存与保管和网络安全等方面的控制。

    二、以地勘某单位为例分析其内部会计控制

（地勘某单位，承担着国家地质勘查、科技开发等项目，下有多种经营单位及股份制企业。本单位在职职工500人，离退休职工150人。）

  （一）该单位的内部会计控制制度

该单位制定了内部会计控制制度。包括以下几方面内容：

1.确保会计信息真实完整的内部会计控制制度

（1）明确应遵守的会计制度及选择的相关会计政策。主要包括：明确会计期间和记账原则；收入的确认原则及成本的计算方法；存货的核算方法及跌价准备金的计提方法；坏账的确认以及坏账准备金的计提方法；固定资产的计价和折旧方法；在建工程的核算方法；税务处理方法；和会计报表的编制及合并方法。

（2）会计电算化管理制度。主要包括：计算机操作人员的业务分工及职责权限；会计凭证、总账、明细账的设置及使用方法；凭证资料的签署传递、记录和汇总的程序；财务报告的编制和报送程序；计算机硬件及财务软件的管理。

（3）会计稽核制度。主要包括：会计稽核人员的职责；原始凭证的审核；记账凭证的审核；会计账簿的审核；会计报表的审核；档案保管情况的审核；电算化使用情况的稽核；财务制度执行情况的稽核。

（4）成本费用核算制度。主要包括：成本核算的对象；成本核算的方法和程序；成本核算的会计科目体系设置，费用开支的标准，费用预算控制。

2.确保财产物资安全完整的内部会计控制制度

（1）固定资产管理制度。包括：固定资产添置、折旧及维修、报废和变卖；日常管理的程序和方法；各环节的职责等。

（2）材料采购制度。包括材料采购的原则、方法、程序；材料的运输、验收、付款、保管等，实行了严格的职责分离。

（3）现金、银行存款管理办法。包括:现金使用范围；管理现金及银行存款的出纳岗位不得兼做其他会计岗位；职工借款的审核；日记账的登记核对；印鉴及密码的保管规定等。

（4）票证管理办法。包括发票和收据的管理范围；管理员的岗位责任及有关管理规定等。

      该单位制定的这些内部会计控制制度，在很大程度上保证了会计记录的正确性、会计信息的可靠性以及资产的安全完整，为实现管理层的各项经营方针和目标，确保国家有关法律法规和规章制度及贯彻执行单位经营管理方针政策起到了一定的作用。

      （二）该单位的内部会计控制 有可能存在的问题及分析

虽然该单位制定的内部会计控制制度达到了一定的目的，但从其实施情况看来，仍然有可能存在着以下问题，由此也看到了整个地勘单位有可能存在的问题：

  1 、单位的性质增加了内部会计控制的难度

地质勘察工作除具有探索性、风险性以外，还具有点多、线长、面广、流动和分散等“行业特点”。地勘单位的行业性质决定了大部分基层作业单位高度流动分散、规模大小不等、人员素质参差不齐和工作区域空间跨度较大。该单位也不例外，这些特点使得总部财务处对二级单位的财务不能及时进行监督检查，使内部会计控制的有效性受到限制，同时也给内部会计控制的分工协作造成困难。主要表现为：①由于部分二级单位地处偏远，且远离银行，使得大队与基层二级单位的资金往来频繁使用大额现金，增加了货币资金的使用风险。②总部不能及时对各二级单位与外界签订的合同的执行情况及兑现情况进行监督检查。③各二级单位材料采购过程中，货款支付周期长、发票不能及时索取、采购员不能及时报账，往往到年底集中处理，导致业务出现备用金余额过大的问题，不利于内部会计控制。

  2 、内部会计控制执行不力

该单位根据国家法律法规的要求及本单位的特点，制定了一部分内部会计控制制度。但是几乎所有的内部会计控制制度都是被“一般实施”，而没有“严格执行”。存在有章不循、执法不严的现象，使部分内部会计控制流于形式。有的单位在处理经济业务过程中，遇到具体问题不按规定程序办事，事情结束以后才补各种手续，使内部会计控制失去了应有的刚性和严肃性。

笔者认为造成这种状况的原因主要有两个：

一是内部会计控制意识较薄弱。内控意识是内控环境中的一项重要内容, 良好的内控意识是确保内控制度得以健全和实施的重要保证。其中：主要是管理层的领导对内部会计控制知识了解不够深，因此对严格执行本单位内部会计控制的重要性和现实意义的认识不够, 抱着无所谓的态度。有的领导简单地将单位的财务管理制度等同于内部会计控制，认为有了财务管理制度就无所谓内部会计控制了。

二是该单位管理层对内部会计控制的组织领导不得力。该单位的内部会计控制制度只是财务部门或内部审计部门的事，缺乏统一领导、统一部署，管理上虎头蛇尾，不了了之。

    3 、基层二级单位财务基础工作薄弱使内部会计控制失去可靠依据

①原始凭证管理不规范。原始凭证审核粗糙,原始凭证规定的内容填写不全；发票的内容与开票单位的性质不相符；所报发票与附件不符；报销发票的明细单自行填写等。②账务核算处理不规范。③资产管理不规范，有的单位将大宗材料一次性进成本或挂“长期待摊费用”，致使材料游离于账外，既未正确反映当年实际经营情况，又未对材料进行有效管理。由于固定资产核算标准不一，有的单位将应入固定资产的项目在费用中开支，出现账物不相符。这些问题都使得内部会计控制失去相应依据。

    4 、内部审计力量薄弱，缺乏对内部会计控制的有效监督

内部审计是企业进行内部会计控制和进行内部监督的重要内容，是企业加强和改进管理、堵塞漏洞、提高经济效益的重要手段。目前虽然各地勘单位都有审计人员，但有的是兼职，审计力量相对薄弱，从而制约了内部审计基本职能的发挥，也使得内部会计控制制度的监督缺乏力度。同时，该单位虽然对内部会计控制的执行设有一些奖惩制度，但是并未认真执行，从而削弱了职工执行内部会计控制的自觉性和积极性。

      三、完善内部会计控制的对策及建议

根据该单位目前的状况和特点，解决以上问题并不断完善内部会计控制应从多方面入手，主要有以下几个方面：

  （一） 抓好内部会计控制控关键点，以点带面

由于地勘单位的行业特点，该单位内部会计控制难以面面俱到，但是只要对经营管理的重要方面、重要环节实行重点控制，面的控制与点的控制有机结合，内部会计控制就能发挥良好的效益。

实施内部会计控制如何找到关键控制点，通过点的控制起到牵一发而动全身的效果是需要认真对待的。对一个地勘单位来说，内部会计控制的关键点应该设在三个位置上：一是资金。对本部资金的筹集、调度、使用、分配等实行严格控制，所有二级单位的资金都要由财务处统一管理，防止资金体外循环。二是成本费用。对本单位的各项成本费用支出实施严格的监管，防止出现舞弊行为。三是权力使用。对本单位各经营环节、经济活动操作者的权力实施有效监控，防止权力滥用造成经济损失。

  （二）构建严密的内部会计控制体系

单位应构建在财务总监领导下，由财务处具体组织协调，各职能部门分工负责并相互联系制约的内部会计控制体系。这种体系具体包括三个相互独立的控制层次：第一个层次是在该单位勘探经营全过程中融入相互牵制、相互制约的制度，建立以“防”为主的监控体系。具体地说，就是有关人员在办理业务时，必须明确业务处理权限和应承担的责任，对一般业务或直接接触经营者的业务均要经过复核，重要业务最好实行双签制，禁止一个人独立处理业务的全过程；第二个层次是设立事后监督，即在会计部门常规性的会计核算的基础上，对其各个岗位、各项业务进行日常性和周期性的检查，建立以“堵”为主的监控体系。具体地说，可以在会计部门内设立一个具有相应职务的专业岗位，配备责任心强、工作能力全面的人员，并纳入程序化、规范化管理，将监督的全过程和结果定期直接反馈给财务负责人；第三个层次是以现有的稽核、离任审计、落实举报和监督审查会计报表等手段，对会计部门实施内部控制，建立有效的以查为主的监督防线。三个层次构筑的内部会计控制体系对单位发生的经济业务进行“防、堵、查”传递式的监督控制，对于及时发现问题，防范和化解会计风险将具有重要的作用。

  （三）实行内部领导控制管理责任制，提高内部会计控制的有效性

单位负责人在单位内部控制体系中居于主导地位。按照《会计法》和《内部会计控制基本规范》的规定，单位负责人是单位财务与会计工作的第一责任主体，对本单位财务会计报告的真实性、完整性以及内部会计控制制度的合理性、有效性负主要责任。为了保证财务报告的真实完整，单位负责人应当建立内部会计控制制度，保证交易的发生都经过了必要的授权，并进行了完整、连续、系统、真实的记录，按照会计准则和其他信息披露和规范编制财务报告。如果单位提供虚假的会计信息，单位负责人不能以不知情为由加以推脱，因为他有责任建立内部会计控制制度，并保证内部会计控制制度的有效运行；如果出现没有授权的经营活动，导致会计信息失真，说明他没有建立健全内部会计控制制度，没有履行内部会计控制制度的责任，应当承担责任；如果经营活动都经过授权，而出现虚假会计信息，那他就更应当承担相关的法律责任。但是要真正确立起单位负责人对财务会计工作和内部会计控制制度建设的“第一责任主体”意识，还必须强化对单位主要负责人及一些相关领导在内部会计控制方面的培训学习，使他们在了解把握内部会计控制基本知识的基础上，提高对单位内部会计控制制度建设重要性的认识，培养良好的内控意识，不断提高内部会计控制的有效性。

（四）夯实财务基础工作，完善规章制度

财务基础工作是管理工作的基本环节，其是否扎实直接影响到内部会计控制的水平高低和控制的质量。有效的财务基础工作是注意细节。强化财务基础工作没有什么捷径可走，必须从认真建立和严格执行各项规章制度做起。首先，重视会计基础的规范化，建立会计业务处理程序标准化控制制度。这不仅有利于实际业务活动按照事先规定的轨道进行，而且对实际业务活动做到了事前、事中、事后的控制，从而避免职责不清，相互扯皮的现象发生。对会计部门来说，要求每一位工作人员必须有严密的组织分工、细致的工作划分。不论是外来原始凭证和自制原始凭证，还是会计业务的处理程序，或是账簿的记录和财务报告的编制，都必须做到规范化。其次，该单位总部作为控制主体应明确规定被控制主体的财务收支权限，明确费用开支范围和标准，划清各类费用界限，规范会计业务操作行为，建立正常的会计控制秩序。这些都是搞好该单位内部会计控制不可缺少的方面。

（五）以人为本，注重财会人员素质控制

“人”是内部会计控制行为的主体，必须配备与承担职务相适应的高素质的财会人员。该单位应坚持“以人为本”，加强财会人员素质控制。首先要不断加强会计人员思想道德的修养，使其做到遵守国家、单位、行业的各项法律法规及规章制度，养成一丝不苟和兢兢业业的工作作风，树立爱岗敬业、廉洁奉公和严格自律的职业风范。其次应建立岗前培训制度，开展业务再教育。积极参加地质行业财会同业之间的交流，不断提高财务管理人员业务水平，完善财务人员知识结构，确保会计工作正确规范严谨，增强财务人员市场经济新形势下的应对能力。再次，该单位在会计队伍人才建设方面，要注重加强经营性财会人才的培养和引进，经营性财会人才除精通财务会计业务外，还要掌握生产经营、资本运作和税收保险等多方面的知识。最后，还要对人员的职务进行定期轮换。实践证明, 定期轮岗是一项行之有效的控制措施, 不仅使职务的承担人员发生的错误弊端在短时间内被发现和纠正, 而且还可以促进工作人员兢兢业业地工作, 以便交接时经得起检查, 从而增强内部会计控制的功能。

（六）加强内部审计

地勘单位内部审计应做到以下几点：

1.重视审计人员的选拔和培养。要把那些熟悉财务、审计、管理和法律等方面的人才，选拔到审计部门，增强审计力量，提高审计工作实效；同时要加强审计人员的继续教育工作、学习深造和外出考察参观等形式多样的培训，不断提高他们的业务素质、判断能力和综合分析能力。

2.做到事前防范和控制，适当兼顾事中检查和事后监督。随着大队经营活动的多元化和经营管理的现代化，单纯的事后审计已不能对大队的经营活动做出全面、科学、及时、准确的监督和评价了。要改变现状，审计人员必须深入基层，从项目的源头入手，全过程、多方位地对野外施工项目进行跟踪、了解和调研，掌握第一手资料，做到对地勘施工项目每个环节的成本费用了如指掌。同时对大宗物资采购，审计部门应从调研开始介入，并贯穿其全过程，这样才能确保预期经济效益的实现。

3.做到突出重点，兼顾一般。地勘单位属野外作业，流动性大，点多线长，较为分散，难以集中管理。因此内部审计工作只有突出重点，抓住要害，才能取得好的成效。当前我们在加强重点项目审计的同时，要着重加强野外工程施工的审计工作，重点放在基础管理差、财务管理薄弱和会计核算不规范的项目和单位，加大对现金支出、成本审计、合同执行情况等方面的审计力度，逐步规范单位和项目的会计核算和财务管理，保证国有资产的安全。

  （七）加大监督力度，督促内部会计控制有效实施

企业内部会计控制是一个过程，这个过程系通过纳入管理制度及活动实现的。因此，要确保内部会计控制被切实地执行，且执行效果良好，其过程就必须被监督。该单位可以建立内部会计控制自我评估系统，加强对该单位及基层各二级单位内部会计控制的监督和评估，及时发现漏洞和隐患并及时修正和改进。同时，为了保证该单位内部会计控制能有效地发挥作用, 并使之不断地得到完善, 该单位内部审计机构应定期对内部会计控制执行情况进行检查与考评, 检查内部会计控制是否得到有效遵循, 并在各组织之间进行纵向和横向的比较，肯定成绩，找出问题，分析原因，综合评价，实事求是，客观公正地给予考核评价并实施奖惩。由于会计人员一般受制于基层二级单位负责人，而他们又追求个人收入最大化的本性，当缺乏奖励或监督不力时，他们就会与其他内部人员一起把私人利益放在单位利益之上，侵蚀单位权益。只有当奖励和惩罚都有效存在时，才能使内部人员获得与其付出的努力责任相匹配的报酬和授权，又能从制度和程序上限制会计人员的“越轨”行为。

      结  论

随着我国经济体制改革不断深化，会计管理在单位内部管理中的地位日益突出。因此，地勘单位要想充分发挥内部会计控制在现代企业管理中的重要作用，就必须不断地对内部会计控制制度进行完善和规范，使之真正符合单位的实际发展需要。

                                          （甘肃省核工业机电研究所）