嘉峪关市院建立“三三模式”加强档案信息化建设

      周一刚上班，信访局小于就急匆匆拿着介绍信到检察院来找一份特殊的“档案”，之所以说特殊，是因为小于只知道当事人叫“高某某”，因其牵涉到上世纪80年代末的一个信访案件而不断重复上访，需要调取当时检察院的处理笔录来印证事实原委。
        正说着小于挽起袖子就要跟着进去“帮忙”翻材料。
      档案员小杨端着一杯茶放在办公桌上说：于科长您喝水，不用你帮忙，我这就帮您查！
        正说着，小杨在隔壁档案室喊道：高某某，86年因不服法院生效裁判向我院提出过申诉；92年作为被申诉人被我院审查答复……。
        小于一个箭步冲过来说道：杨姐，你帮我大忙了。在别的单位都翻了两天了，想着到你们这来碰碰运气，想不到分分钟，你们就帮我搞定了，真是又快又省事！
      其实，这只是嘉峪关市院在档案信息化建设方面一个很小的缩影，近年来，该院积极构筑强化保障、完善机制、强化服务的“三三模式”，不断助力档案规范化、信息化建设，通过电子化档案系统挂接了自1978年建院以来的各类文书和诉讼卷1.5万余册。先后获得了全省档案工作规范化特级标准及全省档案工作“先进集体”荣誉称号，并被评为全省首批档案工作教育培训基地。
        一是落实“三到位”，夯实档案规范化工作基础。该院党组全力打造全院一盘棋格局，将档案信息化工作纳入重要议事日程，多次召开会议听取档案规范化、数字化工作情况汇报，积极争取档案管理工作所需经费，做到档案规范化工作与业务工作同部署、同落实、同检查，确保档案信息化基础“三个到位”: 责任落实到位。建立了由检察长任组长，分管检察长具体负责，办公室牵头管理，各业务处室共同参与的档案规范化工作管理网络，层层落实责任。针对该院档案工作的特点，结合新《刑事诉讼法》建立健全档案移交目录、归档细则、档案室管理等一系列工作机制，逐步实现了档案管理规范化和系统化。人员配备到位。为做好档案规范化工作，市院专门配备了 “懂行、稳定、专业” 专职档案员和辅助人员从事此项工作，积极发展各部门内勤作为兼职档案员，在做好分类指导的基础上加强档案收集的及时性和规范性，积极鼓励和支持档案管理人员参加省、市档案管理部门组织的各类学习培训，极大提高了档案信息人员的履职能力和水平。硬件保障到位。“两房”规划之初，为优先保证档案工作所需设施、设备，设计建造档案用房四间,建筑面积近180平米，实现了库房、阅览、办公三室分开，确保了院史展厅、荣誉室、资料室和图书阅览室等图文、影像及实物档案陈列场所。配备2列14组质量优良、颜色统一的密集架，安装了防盗门、防护栏、防尘遮光窗帘，4台专用计算机，增设防磁柜、高速扫描仪、“红外线”报警装置和监控探头等设备，做好档案数字化的前期保障工作。
        二是严把“三关”，不断提升规范化管理水平。该院修订完善了《档案安全保密制度》《档案鉴定、销毁、统计制度》《档案借阅、利用制度》《档案归档、验收制度》等一系列管理制度，建立了“三个明确”的标准，即明确工作职责，明确材料范围，明确验收标准，不断改进工作方法，坚持把好“三关”，形成门类齐全、查找方便、管理规范的档案管理新格局。把好“收集归档关”。对于文书档案，由专职档案员在文件办理完毕后及时收集和归档，对于其他门类档案，由兼职档案员定期归集，在移交、接受档案时，制作并按照清单逐一清点、检查，对不符合归档要求的，一律退回重新整理，确保归档文件材料的齐全、完整。把好“案卷整理关”。严格按照市院档案分类方案、归档范围、保管期限“三合一”管理制度规定，按照文书档案、专业档案、会计档案、声像档案、科技档案、实物档案、电子档案等7个一级类目、22个二级类目对档案进行科学分类整理，并建立目录数据库。对文件材料进行电子备份，对声像档案进行数字转换并光盘保存。把好“安全保密关”。市院定期组织各部门开展档案管理集中培训，加强保密安全知识的学习，树立全体干警特别是专兼职档案员档案安全保密意识，对档案管理专用电脑视同涉密电脑进行管理，对涉密档案存入保密柜，对档案库房、阅文室等重点部位定期进行检查，及时发现安全隐患，即时整改，有效防止档案安全事故和失泄密事件的发生。
      三是做到“三助”，提升档案管理工作现实价值。随着档案管理信息化要求的提升，该院积极引进全省紫光档案管理系统，对建院至今的诉讼档案和文书档案进行扫描和同步挂接，实现了条目以往逐卷检索转变为逐页、逐项的针对性检索，查询速度由原来的3-5分钟缩短至30秒左右，提升了查询效率，节约了办案资源，有效服务了检察工作。第一，助决策。该院政治部、研究室等部门通过查阅历史档案，切实在服务领导决策，撰写调研材料等提供了详实可靠的资料；通过梳理文书档案，归纳嘉检文化精神，为我院“检察文化年”提供宝贵、丰富素材，对创新管理、队伍建设、文化育检等工作提出了合理的工作建议。第二，助办案。业务部门通过调阅电子档案，及时了解相关案件的基本情况，为处理涉检上访案件，总结办案技巧提供参考。如在办理自侦案件大要案时，反贪部门通过以往的同类案件档案中归纳出此类案件的发案原因、线索走向及犯罪嫌疑人心理特点，为案件突破提供支持。第三，助服务。档案规范化管理后，市院充分在档案服务功能上下功夫，先后服务于年鉴编制，《市志》《院志》的修撰，检察指南的编印。同时，积极提供、收集档案编研成果，先后对市院开展的“双联”行动、“保民生、促三农”等专项工作进行梳理归档，提高了档案功能的实效性。10年至今，共利用档案提供服务200人次，借阅卷宗1000余卷，收集档案编研成果30余项，并且建立了齐全完整的室存档案统计台帐，极大的为档案管理和查询提供了方便。