甘肃省司法厅关于规范公证执业管理工作的通知

各市（州）司法局、甘肃矿区司法局：
为加强对公证机构和公证员执业活动的监督和管理，规范公证执业活动，促进公证管理工作规范化、标准化，根据《公证法》、《公证机构执业管理办法》、《公证员执业管理办法》、《公证机构年度考核办法（试行）》以及公证工作其他有关法律法规、规章和规范性文件，现就规范公证执业管理工作通知如下。
一、规范公证人员实习管理和考核工作
申请担任公证员，需在公证机构实习满2年，并经考核合格。有3年以上其他法律职业经历的，实习期为1年。公证机构接收实习人员，应当与实习人员签订实习合同，填写《公证人员实习备案登记表》（附件1），经主管司法行政机关同意后报市州司法行政机关备案，从备案之日起计算实习期。兰州市国信公证处的实习人员报省厅律师公证处备案。公证机构应当指定政治、业务素质较高的执业公证员对实习人员进行指导，不得允许实习人员以公证员名义办理公证业务。实习期满，由公证机构出具实习鉴定，报主管司法局出具实习考核是否合格的意见。
二、规范公证员执业申请与审核工作
公证员任职方式分为一般任职和考核任职两种，执业申请条件和程序如下：
（一）一般任职
申请公证员一般任职必须是通过国家司法考试的人员，并具备《公证法》第十八条规定的其他条件，参加中公协举办的公证员任职前培训合格。取得法律职业资格C证的人员只能在司法考试报名时的户籍所在地执业。申请公证员一般任职，由本人提出申请，经需要选配公证员的公证机构推荐，并提交下列材料：
1．《甘肃省公证员任职申请表》（附件2）；
2.申请人的居民身份证、学历证、法律职业资格证（正、副本）、任职前培训合格证复印件，具有3年以上其他法律职业经历的应当同时提交相应的经历证明；
3.申请人实习的公证机构出具的实习鉴定和主管司法局出具的实习考核合格意见；
4. 彩色二寸证件照照片6张。
公证员执业申请材料由市（州）司法局初审，市（州）司法局须在15个工作日内完成初审并出具审核意见，审核意见中需特别写明申请人是否具有《公证法》第二十条和《公证员执业管理办法》第九条规定的不得担任公证员的情形，连同其他申报材料一并报省厅审查。省厅收到申报材料后，经审查后符合公证员任职条件和公证员配备方案的，报请司法部任命。省厅收到司法部下达的公证员任命决定后10个工作日向申请人颁发公证员执业证书。公证员自取得执业证书之日起正式开始执业，同时按要求刻制公证员签名章，填写《公证员签名章备案登记表》（附件3），由市（州）司法局报省厅备案。
（二）考核任职
申请公证员考核任职，须同时具备以下条件：
1. 25周岁以上，65周岁以下；
2. 公道正派，遵纪守法，品行良好；
3．国民教育序列大学本科以上学历（党校学历除外）；
4．曾从事审判、检察、法制、法律服务工作累计满十年；
5．具有公务员或参照公务员法管理的事业单位工作人员身份；
6．现在公证机构工作。
推荐考核任职人员，需提交以下材料：
1．个人简历；
2．身份证、学历证复印件；
3．组织人事部门出具的申请人法定工作经历证明（须具体注明某年某月至某年某月在某单位工作）；
4．组织人事部门出具的公务员或参照公务员法管理的事业单位工作人员登记表；
5．个人品行鉴定。
考核任职是对公证员一般任职的补充。考核任职工作要按照司法部统一部署开展，各地应遵循因地制宜、满足急需的原则，以解决辖区内不符合法定设立条件的公证处缺员问题为重点开展摸底调查和资格审查工作，按照要求将本辖区公证机构中通过司法考试人员名单和拟推荐考核任职人员名单及相关证明材料报省厅。省厅根据司法部核定的名额和我省各地缺员情况、申请人条件确定推荐人选，并组织参加中公协任职前培训合格后，报请司法部任命为公证员。
公证员一般任职和考核任职每年各集中申报一次，时间统一安排在中公协举办的任职前培训结束后。
三、规范无公证员或无涉外公证员地区的公证业务受理
    公证处应当在省司法厅核定的执业区域内受理公证业务。公证处、公证员须取得涉外公证业务资格，并将公证处和公证员印章通过省厅报司法部备案后，才能办理涉外公证业务（附件4《办理涉外公证公证处及公证员印章备案表》、
《办理涉外公证人员登记表》须一起填写报司法部备案，不单独使用）。　　
我省部分县区没有公证员，多数县区和个别市州没有涉外业务公证员，为避免无序竞争、规范公证法律服务秩序，对这些地区的公证业务由省厅和市州司法局综合考虑就近、便民、确保公证质量等原则，指定有资质的公证处受理。没有公证员或涉外公证员的县区，其有关公证业务由市州司法局指定本市州内有相关业务资质的公证处受理，并报省厅备案；没有涉外公证员的市州，其涉外公证业务由省厅指定其他市州有资质的公证处受理。
无公证员、无涉外公证员地区司法局要加强相关公证后备人才的培养、调配、使用，尽快消除空白。指定受理公证业务的事由消失后，省厅和市州司法局应及时取消指定，并通知有关公证处。
四、规范公证日常管理工作
（一）规范年度考核备案公告制度
公证处和公证员应于每年1月底以前向主管司法行政机关提交上年度工作报告，公证处年度工作报告主要包括执业活动情况、组织建设和队伍建设情况、公证质量和投诉处理情况、公证收费和财务管理情况、公证档案管理情况、内部管理制度建设情况，以及司法行政机关根据需要增加的其他考核事项。公证员年度工作报告主要包括参加学习培训情况、办理公证业务及收费情况、公证质量和投诉处理情况。主管司法行政机关应在每年2月底以前完成对所属公证处和公证处负责人、公证员的年度考核，确定考核等次，报市州司法局；市州司法局统一汇总、统计、总结，于4月15日以前以书面和电子文档形式报省厅统一进行备案公告。司法行政机关在年度考核时可以对公证机构进行检查和重点抽查，对于有举报投诉或有其他突出问题的公证处和公证员，限期整改，整改验收考核通过后再予备案公告。
（二）规范变更登记、备案制度
公证机构变更名称、办公场所，应报主管司法局审核，逐级报省厅办理变更核准手续，并报司法部备案；变更负责人的，经主管司法局核准后，应于1个月内报省厅备案。
公证员省内变更执业机构，应与原公证机构结清业务、财务、投诉等手续，由所在公证处通过主管司法局逐级报省厅办理变更核准登记，换发执业证书。占编公证员，需提交工作调动文件或辞职文件，聘用制公证员需提交与原公证机构解除合同的证明和与拟转入公证机构签订的聘用合同。
公证员跨省调入的，需提交本人调入申请、身份证、法律职业资格证书公证员执业证书复印件，原执业公证机构出具的业务、财务、档案清结同意调出的证明，原主管司法局出具的申请人不具有《公证法》第二十条规定情形、公证员执业证和签名章已收回注销、同意调出的证明，拟转入公证机构和主管司法局同意接收的证明，由省厅审核后向原执业地所属省级司法厅局发商调函。省厅收到回函及公证员执业档案后换发公证员执业证书。
公证员跨省调出的，需提交本人调出申请，原执业公证机构出具的业务、财务、档案清结同意调出的证明，市州司法局出具的申请人不具有《公证法》第二十条规定情形、公证员签名章已收回销毁、同意调出的证明，并将公证员执业证上缴省厅注销。省厅收到申请人拟执业的公证处所属省级司法厅局的商调函后，办理公证员执业档案调出手续。
（三）规范暂停执业、恢复执业、免职管理制度
公证处因无公证员或其他原因无法办理公证业务的，由原组建该公证处的司法局写出书面暂停执业报告，经市州司法局审核后报省厅备案。暂停执业原因消失后，由公证处申请，主管司法局对公证处人员、办公场所、设备等条件审核查验，认为符合恢复执业条件的报市州司法局核准恢复执业，并报省厅备案。
公证员因病、孕（产）、外出学习等原因暂时停止执业的，本人提交书面申请，经所在公证机构同意，由所在地司法行政机关逐级报省厅备案，停止执业期间应当将执业证交回市（州）司法局保管。两年内恢复执业的，市（州）司法局按照规定办理恢复执业手续；停止执业超过两年申请恢复执业的，应到市（州）司法局指定的公证机构进行不少于1个月的新颁法规和新业务知识的学习培训，由公证机构出具学习培训情况鉴定，由市（州）司法局办理恢复执业手续并报省厅备案。
公证员因工作岗位调动、退休、健康等原因不能继续履行职务或自愿辞职的，应当将执业证、签名章交回主管司法局，主管司法局应当自该情形发生之日起1个月内逐级上报省厅，由省厅报司法部免职。
公证员在执业期间因故意犯罪或职务过失犯罪受到刑事处罚的，市（州）司法行政机关应当自收到或知悉处罚决定之日起1个月内将相关情况书面报省厅，由省厅吊销其公证员执业证并报司法部免职。
（四）规范投诉举报处理报告制度
公证处、公证员被投诉举报的，主管司法局要认真组织调查，及时答复投诉举报人，被调查的公证处、公证员要积极配合。对于省厅转市州司法局的公证投诉举报事项，市州司法局应于1个月内将调查处理结果书面报告省厅。对于违法违规、依法应受惩戒的公证处和公证员，由公证协会和司法行政机关给予行业处分和行政处罚，并在《甘肃司法网》、司法局网站等媒体公开曝光。
（五）规范执业档案管理制度
各级司法行政机关公证管理部门要建立健全公证处、公证员执业档案，将公证处设立、变更、备案事项和公证员任职、培训、年度考核、奖惩、执业变更情况及时载入执业档案。公证处应当设立专门的档案室，建立健全人员、财务、业务档案管理制度，对办结的公证业务及时立卷归档，并确保档案安全。

附件：1．公证员实习备案登记表
          2．公证员任职申请表
          3．公证员签名章备案登记表
          4．办理涉外公证公证处及公证员印章备案表、办理涉外公证人员登记表

甘肃省司法厅

2014年3月17日